A projektindító találkozó lehetőséget kínál arra, hogy közös feladatokat és célokat tűzzünk ki, amelyek megalapozzák a projekt sikeres véghezvitelét.

Kickoff – a sikeres projektek kulcsa

A projektindító értekezlet (kickoff) az első találkozó a projektcsapat és a projekt megbízója között (amikor egy új projekt elindul). Erre a szerződések aláírása után kerül sor. Ilyenkor tisztázódnak le a munkavégzés körülményei, a pontos költségterv illetve az ütemterv. Új ügyfeleknél elképzelhető, hogy a KickOff megelőzi a szerződéskötést, és a projektindítás a bürokratikus munkákkal párhuzamosan történik.

A projektindító értekezletre főként azért van szükség, hogy a projektcsapat és az ügyfél egy közös szintre kerüljön.

Lehetőségünk nyílik bemutatni a csapatot, bár ez az ipari automatizálásban, ahol kis 10 – 200 fős cégekről van szó sok esetben magától értetődő, de nem elbagatellizálandó feladat. A csapatnak meg kell értenie a projekt célját és hátterét és pontosan meg kell fogalmazni a sikeresen befejezett projekt fogalmát.

Az összes információ átadását követően, a projektcsapat minden tagja azonos szintre kerül a feladat elvégzésével kapcsolatban. A célnak közösnek kell lennie, nem elég ha csak az egyik fél lesz elégedett a projekt végén.

A projektindító megbeszélésen tehát a lehetőség a csapat kezébe kerül, hogy bebizonyítsa, a kiválasztáskor a megfelelő cégre, azon belül is a megfelelő szakemberekre esett a választás.

Kétségtelen, hogy egy projektindító találkozó meg tudja határozni a projekt többi részét és irányát. Így helyesen elkészítve a projektindító találkozója hatalmas mértékben hozzájárulhat a projekt sikeréhez. A projektindító azonban rosszul is elsülhet. Elromolhat vele minden, ami igazából még el sem kezdődött.

Nem minden a projekt kickoff

Alapvetően egy profi kickoff a megfelelő felkészülés eredménye.

Egy projektindító értekezlet helyes végrehajtása azonban többet igényel, mint egy tíz perces felkészülést az ülés előtt.

A legjobb eredmény eléréséhez, sokkal több mindent kell megfontolnod, mint ami a projekt indítóján elhangzik. Előre kell vizualizálnod a teljes projekt lefutását, és abból kiragadni a jelenleg fontos pontokat.

Ha tovább olvasod, végigvezetlek egy útmutatón, ami a sikeres Kickoff létrehozásához elengedhetetlen.

Ha most feliratkozol hírlevelünkre ingyenesen hozzájuthatsz egy PROJEKTINDÍTÁSI CSOMAG-hoz, amely nagy könnyebbséget jelent majd a továbbiakban.

„PROJEKTINDÍTÁSI CSOMAG LETÖLTÉSE”

GOMB

A következő sorokban két lépést fogunk lefedni a projektindítási értekezlet megfelelő megvalósításához. Az útmutató és a letölthető csomag együtt, átfogó képet ad a projekt sikeres indításáról. Kövesd ezeket a lépéseket egy hatékony projektindító értekezlet lebonyolításához:

• Belső projektindító lépései
• Az ügyfél megnyerése

A belső projektindító találkozó

Az idő rohanó léptekben telik, így projektvezetőként nem állhatunk csak és beszélhetünk a feladatokról, hiszen a munkát el kell végezni. El kell kezdeni végrehajtani a feladatokat.

A projektindítón mindig megalapozott tervvel állj elő.

Ez a lépés fogja meghatározni az egész projekt stílusát és jövőképét a teljes projektcsapat számára. Ez egy kiváló lehetőség a projektvezető számára, hogy fejlessze a csapaton belüli kohéziót.

Projektvezetőként kifejezetten az a célod, hogy minden csapattag pontoson tudja, hogy mi a csapatban betöltött szerepe, mikorra, mit és hogyan kell teljesítenie.

El kell juttatnod a csapatot arra a szintre, ahol minden tag úgy érzi: “Értem mi a feladatom, tudom hogy mit, mikorra és milyen minőségben várják el tőlem”.

Tervezd meg projekt beszélgetést

A megbeszélés megtervezése kiemelt fontosságú, legyen az Kickoff vagy a projekt futása során előforduló bármely megbeszélés. Minden esetben mederben kell tartanod a megbeszélés folyamát. Csak így tudod kihozni a legtöbbet a meetingből.

Fontos, hogy a csapat minél több releváns információt szerezzen a beszélgetés során. Ez hozzásegít elkerülni a felesleges kérdéseket, melyekkel az ügyfél előtt erősen alá áshatod szaktekintélyed.

Fontos az is, hogy a csapat együtt alakítson ki egy szilárd tervet (A megrendelői oldalt is bevonva). Ez bizalmat vált ki az ügyfélből, ő is a beszállító (gépgyártó) “oldalára” kerül egy picit. A közös munka lerövidíti a projekt során felmerülő kérdések megválaszolását. Így gyorsan, konstruktívan haladhat a munka, és egyik fél sem érzi úgy, hogy az idejét pazarolja.

Az együttműködéssel és közös döntésekkel elkerülhetjük, vagy legalábbis csökkenthetjük a belső viták, félreértések számát. Ezzel hasznos időt felszabadítva a projekt megvalósítására szánt időből.

A következő pontban bemutatom, hogy néz ki egy belső projektindító megbeszélés napirendje. A napirend áttekintésére már látni fogod, hogy hogyan kell előkészíteni egy találkozót

Belső projekt beindítási napirend mintája

Minden projekt egyedi (főként az egyedi gépgyártásba / ipari automatizálásban). Ennek ellenére azonban vannak alapvető folyamatok, amelyeken végig kell vezetni a csapatot, hogy mindenki azonos szintre kerüljön a projekttel kapcsolatban:

1. Bevezetés (5 perc)
2. Ügyfél bemutatása (5 perc)
3. Projekt – miért csináljuk? (5 perc)
4. Projekt – mit csinálunk? (20 perc)
5. Projekt – hogyan csináljuk? (20 perc)
6. Szerepek – Felelősségi körök (5 perc)
7. Hogyan dolgozunk csapatban? (5 perc)
8. Hogyan lehet tartani a lendületet? (5 perc)
9. Kérdések és válaszok (5 perc)

Ügyfél bemutatása (5 perc)

A megbeszélés indítását követően, mutasd be az ügyfelet. Mutasd be az ügyfél háttér adatait, tevékenységi körét, telephelyét, stb. Minden olyan információt, ami a csapatot elősegíti ahhoz, hogy hangolódjunk a téma befogadására. Ossz meg mindent általad ismert lényeges információt a csapattal, hogy mindenki azonos szintre kerülhessen.

Ahhoz, hogy a megbeszélés ne csapongjon, és nyomon tudd követni, hogy hol is tartunk, ezért célszerű a felmerülő kérdéseket a megbeszélés végére halasztani.

Ez alól természetesen kivételt képeznek az olyan kérdések, amik előre viszik a témát. A projektvezető felelőssége, hogy ezt irányban tartsa.

Beszéljétek át az ügyfél elvárásait a projekttel kapcsolatban. Ez új ügyfél esetén nagyon fontos. Meglévő ügyfél eseten pedig hivatkozhatsz korábbi munkákra, amik hasonlóak a jelenlegivel, de akár a különbségekre is kihegyezheted a beszélgetést.

A lényeg, hogy a csapat szembesüljön az ügyfél elvárásaival.

Projekt: Miért csináljuk? (5 perc)

A feladat pontosításához, meg kell fogalmaznod, hogy mi a célja a projektnek.

(Például egy automatizálási projekt gyakori célja az, hogy az adott tevékenységet végző operátorok számát csökkentsék, hiszen eddig 3 műszakban, műszakonként 10 ember végezte a feladatot, az automatizálásnak köszönhetően pedig műszakonként 1 fő is elvégzi ugyan azt a mennyiségi munkát).

Azt is a csapat tudtára kell adnod, hogy mi számít sikernek és mi kudarcnak, annak milyen következményei vannak a cégre, és az egyénre nézve.

A pozitív vásárlói élmény maximalizálása céljából, minden csapattagnak tudni kell, hogy ő miért van benne a projektben és miért pont ő van benne a csapatban. Ezzel elősegíthetjük, hogy minden csapattag magáénak érezze a feladatát, és törődjön a projekttel. Ne csak “egy újabb projekt” legyen, hanem egy olyan, ami érdekli a csapatot.

Azon kívül, hogy időre, a megfelelő minőségben, és a megállapodások szerint teljesül a projekt, szükséges szem előtt tartani azt is, hogy mitől éljük meg ezt sikerként?

Előrelépünk egyet ha ezt a projektet sikerre visszük? Szerzünk vele olyan kompetenciát, amit a későbbiekben is tudunk hasznosítani?

Projekt – Mit csinálunk? (20 perc)

Amikor a projekt háttér-információival mindenki a lehető legjobban képbe került, át kell térnünk arra, hogy meghatározzuk a csapattagok feladatkörét (hatáskörét). Felül kell vizsgálni az ütemtervet, a költségbecslést, illetve a műszaki leírást (koncepcióleírást), ezáltal mindenki megérti a saját csapatban betöltött szerepét. Megismeri a folyamat lefutását, az elvárt teljesítmény mutatókat, és kimeneteket (output). Ezáltal a teljes csapat az első naptól kezdve tisztában lesz az elvárásokkal, amiknek meg kell felelni.

A legjobb ilyenkor elindítani egy RAID naplót. A RAID betűszó segít emlékezned arra, hogy az egyes területekre megfelelő figyelmet fordíts.

Saját tapasztalataim alapján tudom, hogy hajlamos vagyok nagy figyelmet fordítani a kockázatokra és a kockázatkezelésre, de figyelmen kívül hagyom a feltételezéseket, így  a RAID betűszó segít, hogy ne hagyjam figyelmen kívül ezeket a területeket.

A RAID napló négy kulcsfontosságú területre összpontosít:

• RISK – Kockázatok – események, amelyek bekövetkezésükkor negatív hatással lehetnek.
• ASSUMPTIONS – Feltételek – a feltételezett dolgok amelyek helyben vannak és hozzájárulnak a projekt sikeréhez.
• ISSUES – Kérdések – amelyeket a csoportnak meg kell fontolnia és kezelnie kell.
• DEPENDENCES – Függőségek – egyéb projektek vagy kiváltók, amelyektől a projekt függ, vagy kedvezményezettje a projekt eredményeinek.

A projekt elején a projekt csapata azonosítja azokat az eseményeket, tevékenységeket, amelyek hatással lehetnek a projekt sikeres befejezésére. Szükség esetén további elemzéseket és részleteket adhattok hozzá minden egyes prioritási elemhez, és ellenőrizhetitek azok állapotát. Minél előbb tudod elkezdeni használni a RAID naplót, annál jobb.

Az ingyenesen letölthető csomagban találsz egy RAID-napló sablont is, amin keresztül kipróbálhatod, hogy hogyan is működik ez a gyakorlatban.

A pozitív vásárlói élmény maximalizálása céljából, minden csapattagnak tudni kell, hogy ő miért van benne a projektben és miért pont ő van benne a csapatban. Ezzel elősegíthetjük, hogy minden csapattag magáénak érezze a feladatát, és törődjön a projekttel. Ne csak “egy újabb projekt” legyen, hanem egy olyan, ami érdekli a csapatot.

Azon kívül, hogy időre, a megfelelő minőségben, és a megállapodások szerint teljesül a projekt, szükséges szem előtt tartani azt is, hogy mitől éljük meg ezt sikerként?

Előrelépünk egyet ha ezt a projektet sikerre visszük? Szerzünk vele olyan kompetenciát, amit a későbbiekben is tudunk hasznosítani?

Projekt – hogyan csináljuk? (5 perc)

A pontos koncepció kidolgozása és a műszaki leírás tanulmányozása nagyszerű lehetőséget kínál arra, hogy a projektcsapat még jobban elmélyedjen a projekt részleteiben, adott esetben változtasson a projekt folyamatában, vagy új megközelítésbe helyezze azt.

A folyamat változtatást, koncepció változást mindenképpen csak az ügyfél bevonásával végezhetjük. Biztosítani kell azt, hogy az ügyfél mindenről időben a megfelelő módon értesüljön.

Biztosítani kell, hogy a változtatások nem befolyásolják a projekt végkimenetelét negatív irányban és továbbra is teljesíteni tudja a vállaltakat.

Annak érdekében, hogy a projekt sikeres legyen, a csapatnak éreznie kell, hogy ez a saját projektje. Ha időt és teret engedsz a csapat számára, hogy ötleteljen, hogy kidolgozhasson egy jobb munkamódszert, vagy egy profibb megoldást, akkor egy sokkal elkötelezettebb és sikerorientáltabb csapatot kapsz eredményül. Ilyen csapattal nem kérdéses, hogy sikerre vezeted a projektet.

Szerepek – felelősségi körök? (5 perc)

Miután a csapat megértette a feladatot, érdemes tisztázni az egyes szerepköröket a csapaton belül. Nem csak a csapatag szerepét, hanem felelősségét is fontos kiemelni.

Nagyobb, vagy összetettebb projektek (például konzorcium esetén, mikor több gépgyártó közösen épít egy gépet vagy gépsort) esetén, hasznos lehet egy mátrix kidolgozása a csapat számára. Erre kiválóan alkalmas lehet egy RACI – mátrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), ami egy egyszerű mátrix, amelyet feladatok és felelősségek kiosztására használnak minden egyes feladathoz, mérföldkőhöz vagy projekthez kapcsolódó döntéshez.

A RACI – mátrix segítséget nyújt a felelősségvállalás bizonytalanságának enyhítésében, és mindig segít tisztázni a csapatok kényelmi szintjét a feladat végrehajtása során.

A letölthető csomag tartalmaz egy  RACI – mátrix sablont, amit könnyen személyre tudsz szabni és használni munkád során.

Hogyan dolgozunk csapatban? (5 perc)

Amikor összehozunk egy olyan csapatot, amely még soha nem működött együtt,  szükséges tisztázni, hogy a csapatnak hogyan kell együttműködnie, hogyan kell irányítani az együttműködést, hogyan kell folyni a kommunikációnak, mikor kell találkozni a csapatnak, milyen eszközöket kell használni, stb.

Projektvezetőként a feladatunk az, hogy mindenki számára könnyen érthető, és könnyen betanulható eszközöket használjunk.

Itt nincs jobb vagy rosszabb megoldás, a lényeg a csapatkohézió. A statisztikák azonban azt mutatják, hogy a lehető legjobb döntés az, ha a csapattagok a lehető legnagyobb szintű autonómiát kapják. Azt szeretnéd elérni, hogy a szakembereid úgy érezzék, hogy Ők a projekt mesterei.

Annyi a dolgod tehát, hogy meghatározod a feladatot és a hozzá tartozó elvárásokat, és hagyd, hogy a csapat közösen dolgozza ki a teljesítés menetét.

Ezzel elősegíted a csapat kohéziós erejének növekedését és a csapatmunka tisztázását. Arra kell figyelned, hogy a kidolgozott feladatok és folyamatok az elvártaknak megfelelően alakuljanak.

Hogyan lehet tartani a lendületet? (5 perc)

A projekt lendületének fenntartása érdekében mindenképpen ismerned kell a következő lépéseket.

Ügyelj arra, hogy mindenki tisztában legyen azzal, mit kell tennie a következő lépéseknél.

Mik azok a lépések, amik eljuttatják a következő mérföldkőhöz, és mi várható a mérföldkő elérése után. Projektvezetőként tehát a kijelölt úton kell tartanod a csapatod minden egyes tagját valamint a te felelősséged a csapat érdeklődésének, motivációjának fenntartása.

Sokan nagyszerű Kickoff találkozókat tartanak, sokan elbagatellizálják ennek jelentőségét. Pedig a projektindító alapozza meg a projekt sikerességét. Megfelelő alap nélkül pedig nehézkes, vagy lehetetlen építkezni. Néha nehézkesen indulnak a projektek. Sokan belemerülnek a projektbe anélkül, hogy megismernék az ügyfelet és megértenék annak valódi problémáit.

Felszínes ismeretekkel pedig, csak felszínes megoldások dolgozhatók ki.

Itt nincs jobb vagy rosszabb megoldás, a lényeg a csapatkohézió. A statisztikák azonban azt mutatják, hogy a lehető legjobb döntés az, ha a csapattagok a lehető legnagyobb szintű autonómiát kapják. Azt szeretnéd elérni, hogy a szakembereid úgy érezzék, hogy Ők a projekt mesterei.

Annyi a dolgod tehát, hogy meghatározod a feladatot és a hozzá tartozó elvárásokat, és hagyd, hogy a csapat közösen dolgozza ki a teljesítés menetét.

Ezzel elősegíted a csapat kohéziós erejének növekedését és a csapatmunka tisztázását. Arra kell figyelned, hogy a kidolgozott feladatok és folyamatok az elvártaknak megfelelően alakuljanak.

A cikk még nem ért véget. Folytatáshoz kattints a második oldalra.

Az ügyfél megnyerése

A projektek néha nehézkesek lehetnek, sokszor belemerülünk a projektbe anélkül, hogy megismernénk valójában az ügyfelet.

Projektvezetőként nem engedheted meg magadnak, hogy technokrata módon, az ügyfelet figyelmen kívül hagyod és csak a műszaki paraméterekre koncentrálsz.

A Sikeres projektvezetéshez elengedhetetlen a jó emberismeret. A projektvezető feladata megérteni a hallgatólagos, látens, informális körülményeket és beépíteni azokat a feladat specifikálásába. A jó projektvezető tehát nem csak a saját csapatát, hanem az ügyfelet is vezeti.

A lehető legjobb Kickoff érdekében javaslom, hogy a projektindító előtt, találkozz az ügyfél egy kulcsemberével. Ez segít azonos szintre kerülni, és közelebb hozni az érdekeiteket.

Az ügyfél előtti projekt beindító találkozója

Az ügyféllel való kapcsolatfelvétel és a „valódi” kickoff előtti találkozás célja az, hogy érzelmileg és politikailag jobban ráhangolódj a feladatra. Ez az időszak lehetőséget kínál arra, hogy a lehető legtöbb releváns információt szerezd be még az előtt, hogy a projekt ténylegesen elindulna.

A beszélgetést arra kell kihegyezni, hogy hogyan tudtok a leghatékonyabban együtt dolgozni.

Amennyire csak lehetséges megfogalmazni és összehangolni az elvárásokat. Ezen kívül remek lehetőség, hogy kis közönség előtt vitassátok meg a felmerülő kérdéseket, bizonytalanságokat.

Minta az ügyfél előtti projekt elindítási napirendjéről

Bár minden ügyfél találkozás személyre szabott napirendi pontok alapján folyik, azonban bemutatunk egy mintát, ami jó eséllyel ráhúzható sokféle projektre. A megbeszélést célszerű 60 percen belül tartani:

1. Bemutatkozás (3 perc)
2. Projektcsapat bemutatása – ki miért felelős? (3 perc)
3. Jóváhagyási folyamat – minőségirányítás (4 perc)
4. Műszaki áttekintés / koncepcionális áttekintés – mit csinálunk, mikor, hogyan? (20 perc)
5. Várható kockázatok elemzése – mi az ügyfél hozzáállása a kockázatkezeléshez? (5 perc)
6. Jelentéskészítés – hogyan követjük nyomon és kommunikáljuk a projekt előrehaladását? (5 perc)
7. Együttműködés – milyen eszközöket fogunk használni az együttműködéshez? (5 perc)
8. Eszközök – mi kell az induláshoz? (5 perc)
9. Kickoff napirend – Belső Kickoff napirendje (5 perc)
10. AOB – bármi más, amit meg kell vitatnunk? (5 perc)

Bemutatkozás (3 perc)

A cél az, hogy megismerjük ügyfeleink emberi oldalát, a feladatkörétől és munkájától függetlenül és elkezdjünk kialakítani egy bizalmi kapcsolatot, amely a projekt megvalósítása során tovább erősödhet. Ez a kapcsolat hasznos lehet a projekt hullámvölgyeinek leküzdéséhez.

Projektcsapat bemutatása – ki miért felelős? (3 perc)

A kickoff találkozón lehetőség nyílik arra, hogy a teljes projektcsapat tisztába kerüljön a szerep körökkel és felelősségi körökkel, tehát a megbeszélés célja az, hogy próbálj megszerezni és megosztani  némi plusz információt a projektcsapat dinamikájáról.

A színfalak mögött láthatod, hogy ki milyen mértékben vesz részt a projektben. Fontos pont, hogy felismerd, ki az aki támogat a projekt megvalósítása során, és ki az aki akadályoz abban.

Azzal, hogy az ügyfélnek betekintést engedünk a színfalak mögé elérhetjük, hogy Ő is csapattagnak érezze magát.

Jóváhagyási folyamat – minőségirányítás (4 perc)

A projektcsapat bemutatását követően ki kell részletezni, hogy kik miért felelősek, kik hozhatnak a projekt során döntéseket, és azt milyen úton tehetik.

Ha a technológiai tudás az ügyféltől érkezik, akkor mindenképpen be kell vonnod a jóváhagyási körbe. Ebben az esetben akár még komplett feladatrészeket is végezhetnek az ügyfél munkatársai, így célszerű átbeszélni velük a feltételezett folyamatot, vagy hogy elég-e a rendelkezésre álló idő?

Műszaki áttekintés / koncepcionális áttekintés – mit csinálunk, mikor, hogyan? (20 perc)

A napirenden szereplő összes elem közül ez valószínűleg a legfontosabb tehát érdemes jelentős időt rá fordítani.

Ez egy lehetőség arra, hogy az ügyfelet szemléltetett módon átvezesd a tervezett koncepción. Ez azt jelenti, hogy be kell mutatni a projekt végrehajtásának részleteit. Fontos, hogy kiemeld a függőségeket (egymásra épülés) és a feltételezéseket.

Várható kockázatok elemzése – mi az ügyfél hozzáállása a kockázatkezeléshez? (5 perc)

A koncepcióterv bemutatását követően célszerű megvitatni az ügyféllel a várható kockázatokat, azok mértékét és kezelésüket. Előfordulhat, hogy bár közösen dolgoztátok ki a koncepció tervet, a megvalósítás során mégis át kell alakítani egyes részegységeket. Felmerülhetnek új igények, vagy éppen termék változás. Ilyenkor célszerű kiegészítő költségvetést használni, amit az ügyféllel minden esetben jóvá kell hagyatni.

Célszerű úgy kialakítani a projekt költséget, hogy az árajánlat készítésekor, már bele tervezed az esetleges kockázati faktort is. Célszerű költségvetési mozgási helyet tervezni.

Jelentéskészítés – hogyan követjük nyomon és kivel kommunikáljuk a projekt előrehaladását? (3 perc)

A projekt előrehaladásának nyomon követéséhez állapotjelentés szükséges, amely bemutatja, hogy a projekt hogyan követi nyomon a költségtervet, az ütemtervet, a feladatokat és a mérföldköveket.

A kockázatkezelés tervezésének bemutatásához hasonlóan az előkészítéshez is hasznos az állapotjelentés elkészítése, amelyet megoszthatsz az ügyféllel, és így biztosíthatod, hogy a formátum és a részletek megfelelőek legyenek számukra.

Kiemelten fontos az állapotjelentés, mivel az általában a számlázáshoz kapcsolódik.

Biztosítania kell, hogy az ügyfél a megfelelő szintű folyamatos részletességgel kapja az információt és ne tartsa fel a számlák kifizetését.

Az állapotjelentésre mindig szélesebb körnek kell rálátást kapnia mint amennyi okvetlen szükséges, így elkerülhetők a kisebb mulasztások, és a dezinformáltság.

Együttműködés – milyen eszközöket fogunk használni az együttműködéshez? (3 perc)

A legtöbb projektvezető és csapat alapértelmezett együttműködési eszközkészlettel rendelkezik. Sok cégnél vállalati standardok szerint dolgoznak így nincs is esély új platform, vagy saját preferált platform használatára.

Ha saját, ügyfél számára eddig ismeretlen platformot használsz, akkor készíts egy tervet, és oszd meg az ügyféllel. Ezután kérdezd meg, hogy megbizonyosodhass róla, hogy a kiválasztott eszközt tudja e használni, illetve megfelelően tud-e rajta keresztül tájékozódni az adott projektről.

Eszközök – mi kell az induláshoz? (5 perc)

Mindig vannak „dolgok”, amelyekre szükség van a projektek megfelelő indításához.

Készíts egy listát ezekről a szükséges dolgokról. Állíts fel prioritási sorrendet, hogy előbb a legkritikusabb elemeket tudják beszerezni.

Kickoff napirend – mit fogunk megvitatni az ügyfél projekt beindításában? (5 perc)

Ez egy lehetőség, hogy bemutasd az ügyfelednek, hogy mi fog történni a “valódi” kickoff – on. Ennek a lépésnek köszönhetően az ügyfeledet bevonod a projekt azon részébe, amiről eddig úgy érezte, hogy nem az ő feladata. Látni fogja, hogy mennyi teendő van még hátra, továbbá kikérheted a véleményét a feladatokkal kapcsolatosan. Ezzel csökkented a lehetőségét, hogy valami fontos információ elkallódjon.

AOB – bármi más, amit meg kell vitatnunk? (5 perc)

A megbeszélés végén mindig biztosítsunk időt az esetleges kételyek eloszlatására, kérdések megválaszolására.

Ha a fent részletezett pontok mentén vezetjük a megbeszélés folyamát, akkor szinte biztosak lehetünk benne, hogy az ügyfél elköteleződése nőtt az irányunkba.

Ilyenkor a legcélravezetőbb egyszerűen megkérdezni, hogy “Van még valami amit tudnunk kell?”, ezzel arra buzdítva az ügyfelet, hogy felfedje azokat a részleteket, amiket eddig még nem említett, de rentábilis lehet a projekt szempontjából.

A beszélgetés zárásaként próbálj kicsit személyesebb vizekre evezni, hogy jobban megismerd a személyt, akivel dolgozol. Így megtudhatod, hogy milyen ember ő munkán kívül, milyen hobbija van, vagy éppen mit néz szabadidejében a Netflix-en. Ezekkel a kiegészítő információkkal a későbbiekben könnyebb hangvételű megbeszéléseket tudsz lebonyolítani velük.

*AOB – Any Other Business

„PROJEKTINDÍTÁSI CSOMAG LETÖLTÉSE”

GOMB

Összefoglalás

Az egyedi gépgyártási, ipari automatizálási projektek menedzselése nem könnyű feladat. A fent leírtakkal és ismereteid bővítésével, sokat javíthatsz folyamataid gördülékennyé tételén, projektjeid sikerességén.

Ha azonban mégsem boldogulnál és kérdésed merült fel egy automatizálási feladat követelményeinek megfogalmazásával kapcsolatban, esetleg automatizálnád termelésed és nem tudod hogy állj neki, lépj velünk kapcsolatba, és levesszük válladról a terhet.

A Kickoff Meeting: útmutató a projektek elindításához bejegyzés először Robotizálunk-én jelent meg.